En el día a día de nuestro negocio dedicamos demasiado tiempo a tareas que no sirven para mejorar directamente nuestras ventas, pero que son fundamentales para mantener la actividad en marcha: contabilidad, pago de nóminas, facturas, seguimiento de clientes, gestiones con la administración… Normalmente son procesos incómodos y complejos de realizar y, lo más importante, nos suponen un tiempo precioso que a veces no tenemos.

Piénsalo bien: ¿cuántas horas dedicas al mes a hacer facturas o a cuadrar la contabilidad?Demasiadas, ¿verdad? Digitalizar al máximo esas tareas puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero. Y no solo eso, también te permite tener toda la información bien ordenada, te evita desplazamientos a diversas administraciones y te ayuda a tener las cuentas claras.

Según un informe del proveedor de servicios digitales GoDaddy de 2020, un 56% de los autónomos y pequeñas empresas considera la digitalización como un elemento relevante en su negocio. Ese porcentaje se eleva hasta el 90% entre aquellos negocios que ya han aplicado la digitalización a un alto nivel. Muchos de ellos también lamentan no haberse digitalizado antes para poder afrontar mejor la crisis de la Covid-19, que nos ha traído tantas restricciones físicas.

La Cámara de Comercio de España recoge en sus estudios sobre la digitalización de los negocios que en nuestro país menos de un 25% de las pymes usan servicios en la ‘nube’, solo un 30% usa la factura electrónica y que apenas un 21% realiza formación en TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación). Y los porcentajes son menores en las empresas con menos de 10 empleados.

Seguramente tienes claro cómo debes vender tu producto, sabes hablar a tus clientes y convencerles de que compren lo que ofreces. Por eso montaste tu comercio. Pero, ¿sabes organizar la trastienda, esas tareas que no se ven y que mantienen a flote tu negocio? Éstas son las áreas de digitalización que más te pueden ayudar.

–Herramientas digitales para la gestión de facturas. Te ayudarán a eliminar las facturas en papel de tus proveedores, tener digitalizada y ordenada toda su información y te proporcionan un fácil y rápido acceso a las mismas.

-Aplicaciones de ofimática conectadas desde varios dispositivos para recoger toda la información en tiempo real y automatizar las gestiones.

-Software de contabilidad. Es la mejor manera de tener tus cuentas claras y evitar problemas por descuidos en el registro de las partidas de ingresos y gastos de tu negocio.

–Herramientas de organización de tareas: calendarios online y compartidos, plataformas de email con funciones de agenda o asistentes virtuales. En un mundo tan complejo como el actual debes conocerlas para no quedarte fuera de juego.

-CRM o software de gestión de clientes. Te ayuda a tener centralizada la relación con tus clientes y su información, haciendo un seguimiento más cercano y completo.

-Herramientas de ciberseguridad. Para proteger tus datos, tus tareas, rastrear peligros que puedan llegar a través de correos electrónicos y para navegar de forma segura por Internet.

-Almacenamiento de datos en la nube. Mediante servicios que te permiten guardar información de forma segura, compartirla de manera sencilla, hacer copias de seguridad y liberar espacio en tu ordenador.

-Digitalización de gestiones con la Administración. Mediante la creación de firmas y certificados electrónicos, que te permiten, por ejemplo, tramitar permisos, realizar pagos de impuestos o solicitar ayudas económicas sin moverte de tu tienda.

-Servicios de Big Data. Te pueden ayudar a recopilar información sobre los hábitos de compra de tus clientes para luego optimizar tu oferta. También te sirven para conocer los momentos más productivos de tu negocio, establecer una distribución de tareas más eficiente, los horarios de compra más frecuentes o cuáles son los canales de compra más usados.

Conocer estas herramientas, sus ventajas y cómo funcionan es necesario… y posible. Uno de los principales obstáculos a la digitalización en los pequeños negocios es, precisamente, la falta de formación en este ámbito. Pero nunca es tarde para aprender cómo hacerlo y eliminar quebraderos de cabeza innecesarios, cuando la tecnología ha llegado para hacernos la vida (y nuestro negocio) más fácil.

Existen muchos recursos a tu alcance, como tutoriales en YouTube o webinars, además de plataformas que te ofrecen cursos gratuitos para formarte en el ámbito digital. Busca el que mejor se adapte a tus necesidades.